Por Ingrid Castilho
Comunicação do CFC
O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) sediou, nesta terça-feira (26), o lançamento do Plano de Classificação e da Tabela das Atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional de todo o país. Os instrumentos norteiam os trabalhos de gestão documental nestas instituições, sobre as atividades de classificação, estabelecimento do prazo de guarda, a destinação e a eliminação dos documentos que produzem.
As ferramentas apresentadas são resultado de um Grupo de Trabalho (GT) formado com representantes de 15 conselhos profissionais e do Arquivo Nacional, iniciado em setembro de 2018. O objetivo principal era criar um Instrumento de Gestão e Destinação de Documentos, para uso comum desses órgãos de fiscalização, a nível nacional e regional.
Ao longo de 2019, foi trabalhada a elaboração de uma minuta do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação dos arquivos das atividades-fim para os Conselhos. Após a conclusão de uma versão final, estes instrumentos foram submetidos à consulta pública em todos os Sistemas de Conselhos de Fiscalização Profissional no site do Arquivo Nacional. As contribuições oriundas foram analisadas pelo GT e a versão final foi aprovada e publicada por meio da Portaria n. º 398, de 25 de novembro de 2019, do Arquivo Nacional, com validade de 24 meses. Nesse período, os órgãos devem enviar ao Arquivo Nacional um relatório circunstanciado apresentando uma análise do impacto da utilização dos instrumentos de gestão em cada órgão e apontando eventuais necessidades de alteração.
A arquivista Marina Garcia, do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (Confea), explica que sempre existiram as normativas para documentos relativos às atividades meios que “são aquelas em comum para todas as instituições como, por exemplo, compra de materiais de expediente, de carros, realização de campanhas institucionais. Ou seja, ações necessárias para a existência dos órgãos”.
Entretanto, ela cita que para documentos relativos às atividades-fim a situação era diferente. A própria legislação arquivística confere a cada instituição autonomia para avaliar e selecionar documento para descarte. “As atividades finalísticas representam a função para o qual você foi criado. No caso dos conselhos é a fiscalização, registro e valorização dos profissionais, algo que gera diversos documentos que devem ser geridos e preservados por serem de interesse público também”, ressaltou.
De acordo com a coordenadora-geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, Larissa Cândida Costa, o Plano e a Tabela dão aos conselhos “a oportunidade de classificarem e fazerem a gestão dos documentos de forma uniformizada”. Ela também reforçou que “os documentos gerados pelos Conselhos são importante patrimônio documental do país e de grande relevância para estudos públicos e sociais das profissões”.
Larissa também agradeceu o apoio do CFC e reforçou que a instituição é um case de sucesso em Gestão de Documentos, porque os ensinamentos arquivísticos também chegam aos conselhos regionais.
Gestão de Documentos no CFC
Desde 2017, o CFC realiza um Programa de Gestão de Documentos para orientação, acompanhamento e suporte aos seus regionais (Projeto 5024 ao CRCs – vinculado ao Desenvolvimento Operacional). Segundo a Arquivista e Supervisora do Setor de Gestão Documental do Conselho, Janaína Bezerra, a ação consiste em visita aos arquivos dos CRCs “com treinamentos para ensinar a importância da gestão documental, apresentação e treinamento prático na utilização desses instrumentos de gestão (plano de classificação e tabela de temporalidade), atividade de protocolo e classificação, e também como se faz a avaliação e eliminação de documentos”.
Janaína também reforça que a visita avalia diversos aspectos de ordenação e arquivamento de documentos, bem como atividade prática utilização e aplicação destes instrumentos com o corpo funcional deste conselhos, inclusive em alguns regionais conta com a participação de Diretores e Conselheiros . “É medida a quantidade de documentos em metros lineares, as espécies e tipologias documentais existentes, aspectos de conservação, entre outros. Ao final entregamos um relatório com os pontos positivos e sugestões de melhorias”.
Após esse trabalho, o CRCs têm quatro meses para apresentar um relatório e um plano de atividade das ações que serão empregadas para a implantação de uma política de gestão documental nos locais visitados. “Não só ensinamos como também monitoramos e damos suporte a eles”, finalizou Janaína.
Veja o Plano de Classificação e a Tabela das Atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional aqui: Anexo Portaria 398 25112019 Arquivo Nacional – TTD Conselhos Portaria AN n º 398_ 25112019
Veja a Portaria n. º 398, de 25 de novembro de 2019: Portaria AN n º 398_ 25112019
